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Malheureusement, de nombreuses entreprises sont constamment confrontées à une surcharge d’informations. Un manque de numérisation et d’organisation se traduit par une saisie manuelle des données qui prend du temps et est sujette aux erreurs, des procédures médiocres, un excès de papier, des retards dans le courrier, des coûts de stockage élevés, aucune visibilité des informations et l’incapacité de transmettre ces dernières au bon endroit au bon moment.
L’idée, c’est de numériser, d’organiser, de gérer et de diffuser toute cette information pour qu’elle soit utile pour le service administratif.
C’est une tâche colossale, mais au bout du compte, elle porte ses fruits. Une combinaison efficace d’outils, de systèmes et de ressources peut transformer les informations brutes et les documents papier en données numériques qui alimentent vos fonctions administratives quotidiennes. La première étape consiste à examiner vos opérations administratives et à vous poser quelques questions à ce sujet :
Si votre emplacement n’est pas tout à fait à la hauteur, vous n’êtes pas seul. Beaucoup d’entreprises n’ont pas les outils nécessaires. L’utilisation d’anciennes applications, de procédures manuelles et de documents papier augmente les coûts et entraîne des retards et des erreurs.
Les flux de travaux automatisés permettent d’accélérer la vitesse des affaires grâce à des moyens plus efficaces d’accomplir le travail. Diminuez les étapes manuelles pour éviter les goulots d’étranglement, supprimer les redondances dans les procédures et éliminer le temps consacré à la recherche ou à la recréation d’informations.
Les fonctions administratives, telles que les comptes créditeurs et débiteurs, le traitement des réclamations, la facturation et le courrier entrant et sortant, peuvent être plus efficaces. Un autre élément important de l’automatisation est la capacité d’intégrer les données dans les flux de travaux, les procédures d’affaires et les systèmes de gestion de contenu. Une fois l’automatisation et l’intégration en place, l’information circule dans toute votre organisation en fonction de sa nature, des personnes qui doivent y accéder et de leur utilisation.