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Comment surmonter la surcharge d'informations administratives

 
Vous avez besoin de services d’optimisation des procédures d’affaires, mais vous n’avez pas l’infrastructure nécessaire? Notre réseau de centres d’imagerie et de traitement à travers les États-Unis garantit que tous vos besoins au niveau administratif sont satisfaits. Jetez un coup d’œil à l’un de nos centres de services d’information d’affaires en action.
 
 
Chaque jour, un grand nombre de données administratives affluent dans des domaines tels que les comptes créditeurs ou débiteurs, le traitement des réclamations, la facturation et le courrier entrant et sortant. Ces données sont disponibles dans de nombreux formats différents : papier, télécopie, courriel, courrier et plus encore. L’administration n’est peut-être pas votre compétence principale, mais il s’agit d’un aspect essentiel qui peut faire la différence entre un succès et un échec.

Le stockage n’est qu’une partie du coût total de l’information. L’infrastructure, les biens immobiliers, l’équipement, les logiciels et les heures de TI nécessaires pour numériser, organiser, protéger, partager et gérer les données doivent également être pris en compte.

Malheureusement, de nombreuses entreprises sont constamment confrontées à une surcharge d’informations. Un manque de numérisation et d’organisation se traduit par une saisie manuelle des données qui prend du temps et est sujette aux erreurs, des procédures médiocres, un excès de papier, des retards dans le courrier, des coûts de stockage élevés, aucune visibilité des informations et l’incapacité de transmettre ces dernières au bon endroit au bon moment.


L’idée, c’est de numériser, d’organiser, de gérer et de diffuser toute cette information pour qu’elle soit utile pour le service administratif.


C’est une tâche colossale, mais au bout du compte, elle porte ses fruits. Une combinaison efficace d’outils, de systèmes et de ressources peut transformer les informations brutes et les documents papier en données numériques qui alimentent vos fonctions administratives quotidiennes. La première étape consiste à examiner vos opérations administratives et à vous poser quelques questions à ce sujet :

  • Y a-t-il des étapes manuelles dans vos procédures et flux de travaux existants? Combien de temps, de ressources et de documents sont nécessaires?
  • Les comptes créditeurs et débiteurs ou le traitement des réclamations sont-ils efficaces ou ralentis par des obstacles?
  • Êtes-vous capable de numériser le papier, les formulaires et le courrier?
  • Respectez-vous les ENS?
  • Le courrier est-il livré aux destinataires en temps opportun?
  • Les communications sortantes — relevés postaux, factures, etc. — sont-elles en retard?
  • L’administration des contrats de location est-elle conforme aux nouveaux règlements du FASB et du GASB?
  • Les données administratives sont-elles intégrées dans les systèmes de gestion du contenu d’entreprise (GCE)?
  • Disposez-vous de l’infrastructure nécessaire pour l’imagerie, la numérisation, l’indexation et le traitement?
  • Si ce n’est pas le cas, avez-vous l’espace — et le budget — pour prendre de l’expansion et vous moderniser?

Si votre emplacement n’est pas tout à fait à la hauteur, vous n’êtes pas seul. Beaucoup d’entreprises n’ont pas les outils nécessaires. L’utilisation d’anciennes applications, de procédures manuelles et de documents papier augmente les coûts et entraîne des retards et des erreurs.

 

Le service administratif n’est peut-être pas le moteur d’une entreprise, mais sans les procédures, l’infrastructure et les ressources nécessaires pour soutenir l’éventail des fonctions administratives, aucune entreprise ne peut prospérer.  

 
Une option est celle des services d’optimisation des procédures d’affaires (BPO), qui peuvent contribuer à améliorer l’efficacité du service administratif sans avoir à investir dans des infrastructures ou ressources supplémentaires. Si vous envisagez un partenariat BPO, voici quelques capacités à rechercher chez un fournisseur :

Saisie et conversion de données

Il est dispendieux de traiter, stocker et gérer le papier tout au long de son cycle de vie. Comme de plus en plus de données sont créées chaque jour, la transition vers une entreprise numérique est devenue une nécessité. La numérisation et le traitement des données convertissent tout cela en informations utiles, accessibles et interrogeables.

L’information est disponible dans de nombreux formats différents. Les systèmes doivent être capables de numériser n’importe quel type de document, de convertir le papier, d’extraire les données, de catégoriser les documents et d’intégrer des règles d’affaires.

Automatisation de l’administration

Les flux de travaux automatisés permettent d’accélérer la vitesse des affaires grâce à des moyens plus efficaces d’accomplir le travail. Diminuez les étapes manuelles pour éviter les goulots d’étranglement, supprimer les redondances dans les procédures et éliminer le temps consacré à la recherche ou à la recréation d’informations.


Les fonctions administratives, telles que les comptes créditeurs et débiteurs, le traitement des réclamations, la facturation et le courrier entrant et sortant, peuvent être plus efficaces. Un autre élément important de l’automatisation est la capacité d’intégrer les données dans les flux de travaux, les procédures d’affaires et les systèmes de gestion de contenu. Une fois l’automatisation et l’intégration en place, l’information circule dans toute votre organisation en fonction de sa nature, des personnes qui doivent y accéder et de leur utilisation.

Lieu de numérisation et de traitement

L’emplacement physique où la numérisation et le traitement sont effectués varie considérablement d’une entreprise à l’autre. Certaines organisations disposent d’un espace et d’une infrastructure dédiés sur place. D’autres ont une infrastructure et des biens immobiliers limités, de sorte qu’ils choisissent un système hybride de traitement sur site et hors site. D’autres encore ne disposent pas de l’infrastructure, des biens immobiliers ou des ressources nécessaires pour une telle tâche, et ne veulent pas en assumer les coûts, si bien que toutes leurs opérations sont imparties et réalisées sur le site même du partenaire.

Rapports de l’administration

Votre système doit non seulement saisir et déplacer l’information efficacement, mais aussi vous fournir un aperçu de vos opérations administratives. Transformez les données brutes en informations exploitables qui vous permettent de prendre des décisions éclairées et d’améliorer le rendement de votre entreprise.

Dans un monde dominé par l’information, assurez-vous d’avoir les outils nécessaires pour faire des prévisions et être proactif, au lieu de vous contenter de réagir.

Conformité et sécurité

La transition vers le numérique atténue les risques en matière de conformité et de sécurité associés aux documents papier et aux flux de travaux manuels. Vos données numériques devraient être accessibles à ceux qui en ont besoin, mais cela ne signifie pas qu’elles doivent être plus vulnérables. Ne compromettez pas la sécurité de vos informations confidentielles. Recherchez des fonctions de sécurité comme l’accès protégé par mot de passe, le suivi des versions, la sauvegarde et la restauration, la protection antivirus et la protection en tout temps.

De plus, obtenez une connaissance approfondie des exigences de conformité applicables à votre entreprise et à votre secteur d’activité, afin d’élaborer et de mettre en œuvre un plan de conformité.

Avoir la liberté de vous concentrer sur vos activités principales

Notre plateforme de traitement d’entreprise éprouvée, nos nombreuses années d’expérience dans l’automatisation de procédures nécessitant beaucoup de documents et notre capacité à gérer les services administratifs de A à Z nous distinguent des autres fournisseurs. Nous pouvons vous aider à déterminer quelles fonctions peuvent être imparties avec succès et travailler avec vous pour élaborer et mettre en œuvre une solution d’optimisation des procédures d’affaires mesurable qui s’harmonise avec vos objectifs et vos besoins opérationnels.