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Photo of a doctor pressing a tablet.

Étude de cas : Apria Healthcare

La facturation sans papier économise de l’argent, réduit les risques liés à la conformité et accélère les flux de trésorerie.

Apria Healthcare logo.
 
 

Solution

 

Solution

 
Photo of files in a row.
Apria Healthcare croulait sous le papier. Les dossiers de patients, qui comprenaient des ordonnances, des autorisations de travail, des formulaires d’assurance et de l’information sur la livraison et la facturation, totalisaient en moyenne 45 pages. Le personnel des 17 centres de facturation régionaux regroupait 130 employés à temps plein qui traitaient chaque document nécessaire au remboursement. Malheureusement, le délai de traitement d’environ trois semaines par dossier ralentissait le flux de trésorerie en plus du service à la clientèle. 
 
 

« Ricoh a été tout simplement formidable! L’entreprise a surpassé le plan que nous lui avons soumis, même si le volume de documents excédait largement notre évaluation. Elle a fait de l’excellent travail! »

Paul Heuvel
Vice-président des opérations, Centres de facturation
Apria Healthcare

 
 
 

Solution

 

Solution

 
 

Après avoir effectué une démonstration de faisabilité réussie sur un site, nous avons mis en œuvre une version pour entreprise qui a permis à Apria de consolider de 17 à 3 le nombre de centres de facturation.

 
 

En plus de nos services gérés et professionnels pour l’installation, la formation et le soutien, notre solution a compris :

 

  • Des numériseurs;
  • Des logiciels de saisie et d’indexation de documents;
  • Une plateforme de gestion de contenu.

Nous avons également inclus un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC) qui détecte automatiquement les différents types de documents dans les dossiers des patients, les sépare, puis les envoie à l’endroit approprié dans le système de gestion de contenu (SGC).
Après la mise en œuvre de la solution, nous avons effectué la conversion des anciens dossiers de patients (50 milliards d’images) en seulement six mois en utilisant 26 de nos centres d’imagerie aux États-Unis.

 

À propos d’Apria Healthcare

Apria Healthcare est l’un des principaux fournisseurs de services respiratoires et d’équipement médical à domicile, tels que l’oxygène et les thérapies respiratoires. L’entreprise possède et exploite plus de 375 bureaux à l’échelle des États-Unis.
 

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Résultats

Outre les comptes gouvernementaux et d’autres contribuables tiers qui sont hors du contrôle d’Apria, les procédures de facturation sont désormais sans papier. En éliminant l’afflux de papier, Apria a pu :


  •  Consolider les centres de facturation et réduire les heures de main-d’œuvre afin d’économiser 300 000 $ chaque mois;
  • Réduire les délais de traitement des factures de trois semaines à une semaine ou moins;
  • Réduire le délai moyen de recouvrement et accélérer le flux de trésorerie;
  • Réduire les risques liés à la conformité avec des dossiers facilement repérables et une récupération plus rapide des documents au moment des audits.
  • Mettre en œuvre un programme de conservation des documents efficace qui permet l’élimination d’une plus grande quantité de dossiers papier après la numérisation.

Bien que le nombre de centres de facturation ait légèrement augmenté à la suite de l’acquisition, la solution continue de livrer les efficacités promises. Comme le dit Apria : « La numérisation va de soi. »