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Bien qu’Exhibition Place soit un lieu convoité pour un large éventail d’événements, il fonctionne comme un environnement de bureau typique et compte de nombreuses unités opérationnelles et partenaires sur site qui ont besoin d’imprimer, de numériser et de télécopier quotidiennement. Des imprimantes spécialisées étaient utilisées et le petit service TI de l’établissement s’occupait d’offrir un soutien en cas de problème.
Exhibition Place souhaitait également permettre à ses équipes opérationnelles de travailler plus intelligemment en offrant l’impression mobile de n’importe quel appareil à n’importe quelle imprimante sur site. Cependant, l’établissement ne disposait pas de l’infrastructure technologique nécessaire pour soutenir l’impression mobile.
Enfin, Exhibition Place souhaitait faire le suivi de sa production de documents imprimés et du comportement des utilisateurs en matière d’impression pour atteindre les objectifs environnementaux de son programme GREENSmart. N’ayant aucune technologie pour faire le suivi de l’impression, il n’y avait aucun contrôle de l’impression et de la consommation de papier, ce qui allait à l’encontre de la plateforme de durabilité en place.
Ricoh travaille avec Exhibition Place depuis plus de dix ans. Cette collaboration a commencé par le remplacement des imprimantes spécialisées par des imprimantes multifonctions (MFP), le réajustement organique des appareils ainsi que la mise à jour des technologies d’impression au fil des ans. Comme Exhibition Place réitérait son engagement pour une exploitation plus efficace et durable, l’entreprise a fait appel à Ricoh pour trouver des solutions permettant de concrétiser les idées.
Nous avons utilisé la technologie d’impression « Follow-You », qui permet aux utilisateurs d’imprimer sur le MFP le mieux situé, quel que soit leur emplacement dans l’installation. Nous avons mis en place sur les appareils un logiciel d’authentification permettant aux utilisateurs d’utiliser leur carte d’accès afin de récupérer en toute sécurité leur document imprimé. Si un document n’est pas relâché au MFP, il est alors supprimé du système. Nous avons également utilisé la technologie d’impression mobile afin que les utilisateurs puissent imprimer sur n’importe quel MFP à l’aide de leur téléphone intelligent ou de leur tablette. De plus, nous avons ajouté un logiciel de suivi au parc d’imprimantes pour permettre à Exhibition Place de savoir ce qui est imprimé, qui imprime et où cela se fait, afin de favoriser des pratiques d’impression plus durables.
Afin de rationaliser la gestion des imprimantes, nous avons transféré le serveur d’impression et les applications d’Exhibition Place dans le nuage et pris en charge la gestion du parc d’imprimantes. Grâce à la technologie, nous recevons des avis lorsque le toner doit être remplacé, nous effectuons l’entretien de tous les appareils et nous fournissons des rapports environnementaux afin qu’Exhibition Place puisse suivre ses progrès sur le plan environnemental.