Étude de cas : Educational Testing Service (ETS)

• Parc de plus de 900 appareils d’impression sous-utilisés
• Manque de transparence au sein du parc d’imprimantes
• Risque de laisser des informations confidentielles dans des espaces ouverts
• Incapacité d’imprimer lorsque les appareils sont éteints

L’ETS avait un trop grand parc d’imprimantes constitué de plus de 900 appareils – un mélange de petites imprimantes de bureau, de moyennes et de grandes unités – qui n’étaient pas utilisés au maximum de sa capacité. Ils n’avaient cependant pas les ressources internes pour évaluer l’environnement d’impression et les dirigeants de l’approvisionnement étaient inquiets que l’élimination d’appareils ait un impact négatif sur le flux de travail déjà établi de l’entreprise.

L’entreprise avait aussi des préoccupations grandissantes que les informations confidentielles qu’elle traite soient laissées sans surveillance aux imprimantes et aux MFP si les employés ne récupéraient pas rapidement leurs productions. Bien qu’il y avait une sécurité rigoureuse pour accéder à la multitude de bâtiments du siège du campus, il n’y avait aucune sécurité intégrée à ses appareils d’impression.

Lorsque les appareils étaient éteints pour une visite de service ou un remplacement du toner, ils pouvaient le rester jusqu’à 5 jours – ce qui entrave sérieusement le flux de travaux et la capacité des employés d’exercer leur travail. Chaque service achetait ses propres consommables – et était hésitant à les partager puisqu’il les avait payés.

• Élimination de plus de 500 appareils d’impression inutiles
• Économie de papier mensuelle d’une valeur de 8 000 $ grâce à l’impression sécurisée
  
• Réduction de la production de documents de trois fois
• Diminution des coûts en consommables et en électricité grâce au programme de gestion de la production de documents

À la suite de l’évaluation du parc d’impression existant de l’ETS, nous avons été en mesure d’éliminer plus de 500 appareils d’impression qui n’étaient pas utilisés au maximum de leur capacité – tout en conservant le flux de travaux et les niveaux de productivité de l’ETS. L’authentification par carte sur les appareils a presque éliminé les productions de documents non surveillées et a mené à une économie de papier mensuelle d’une valeur de 8 000 $ due à des tirages abandonnés. Avant de mettre en place notre programme de gestion de la production de documents, la production de documents de l’ETS était le triple de ce qu’elle était après la mise en service de notre solution. Le programme, combiné à un parc de la bonne taille, a aussi permis de diminuer l’utilisation d’électricité et appuie les initiatives écologiques de l’ETS.

Grâce à nos solutions technologiques et à nos ressources sur site qui gèrent le parc à l’ETS, l’impression est maintenant adaptée aux besoins de l’entreprise. Les employés de l’ETS ne commandent plus trop de fournitures d’impression – ce qui a considérablement diminué les coûts des consommables.

• Réalisation d’une évaluation approfondie du parc d’impression
• Mise en place de l’authentification par carte et du logiciel de gestion de documents
• Désignation d’un directeur sur site pour superviser les imprimantes et les consommables
• Installation d’équipement audiovisuel pour les salles de conférence

Bien que Ricoh avait quelques appareils d’impression au siège de l’ETS, la majorité du parc d’imprimantes provenait d’un autre fournisseur. Au fur et à mesure que notre relation avec le directeur des opérations s’est renforcée pendant plusieurs années, nous avons suggéré de mener une évaluation approfondie pour déterminer la taille exacte du parc d’imprimantes et s’il répondait aux besoins actuels. Nous avons parcouru tous les bâtiments afin d’évaluer chaque appareil d’impression, avons pris des photos des fournitures obsolètes et avons remarqué des impressions abandonnées sur plusieurs appareils. Au final, nous avons démontré à l’ETS qu’elle pouvait réduire la taille de leur parc de centaines d’appareils et tout de même conserver son flux de travaux et sa productivité.

Nous avons mis en place la technologie d’authentification par carte sur les appareils pour rendre l’impression plus sécuritaire – puisque les tâches peuvent seulement être relâchées après l’authentification sur l’appareil. Nous avons installé un logiciel de gestion de l’impression pour suivre l’utilisation de l’imprimante de chaque employé. Nous avons activé l’impression « Follow-You » et avons montré à l’équipe TI comment les nouvelles imprimantes peuvent être acheminées d’un bâtiment à l’autre lorsque les imprimantes tombent en panne. De plus, nous avons établi les prix sur une base de coût par copie qui comprend le remplacement du toner, afin que chaque service de l’ETS n’ait plus à commander de consommables.

Après avoir réajusté l’environnement d’impression et avoir réalisé des améliorations significatives, notre relation avec l’ETS a continué de se développer. Nous avons récemment fourni de l’équipement audiovisuel pour deux grandes salles de conférence.

Nous discutons aussi avec l’ETS des manières de numériser ses dossiers papier et d’héberger ses informations volumineuses dans le nuage pour libérer de l’espace de bureau. L’ETS est aussi intéressée par nos solutions qui pourraient lui permettre de passer à l’évaluation informatisée. De plus, nous discutons des problèmes persistants du réseau informatique de l’ETS pour mieux contrôler ses serveurs et sa technologie de vente dans les salles de conférence.