Au cours de l’évaluation, Ricoh et mindSHIFT ont découvert 320 serveurs dans l’arrondissement, dont beaucoup n’avaient plus de raison d’être. Nous avons constaté que l’arrondissement dépensait 200 000 $ par année pour des licences de logiciels en double ou inutilisés et d’autres technologies. Nous avons trouvé des palettes de nouvelle technologie d’une valeur d’environ 500 000 $ qui avaient été commandées, mais jamais installées. Par ailleurs, seulement 20 % des 700 tableaux blancs vieillissants étaient fonctionnels. Impressionné, l’arrondissement nous a choisi pour les services de gestion complète des TI — une approche que nous avons mise en œuvre dans 150 arrondissements scolaires — avec un modèle de coûts variables qui s’ajuste en fonction de la population étudiante. Si le nombre d’inscriptions continuait de diminuer, les coûts TI de l’arrondissement diminueraient aussi.
Une fois que les problèmes structurels ont été diagnostiqués, nous avons entrepris de stabiliser l’environnement. L’infrastructure TI de l’arrondissement a été complètement remaniée, le réseau a été modifié et les centres de données ont été relocalisés et condensés. Nous avons stabilisé les environnements de serveur et de courrier électronique et nous avons réparé et stabilisé le système de sauvegarde. Le filtrage du contenu a été activé et une infrastructure TI provisoire a été mise en place dans une école temporaire après une inondation. Les problèmes liés aux ordinateurs portables et de bureau ont été réglés et la technologie d’évaluation PARCC a été mise en œuvre. Nous avons mis à jour le logiciel et l’avons installé sur de nouveaux appareils et nous avons réparé un serveur de noms de domaine en panne. Des tableaux blancs interactifs et en réseau ont été ajoutés et nous avons commencé à numériser les dossiers papier des élèves. Pour soutenir la nouvelle infrastructure TI, nous avons mis en œuvre un contrôle du bureau à distance, un service d’assistance ainsi qu’une surveillance et un entretien en tout temps.
À l’avenir, nous prévoyons transférer et consolider les serveurs, déployer une solution de contrôleur sans fil centralisé pour que les étudiants utilisent Chromebooks®, faire la transition des courriels vers Microsoft Office® 365, mettre à jour l’équipement, ajuster la taille du système téléphonique, ainsi que mettre à niveau et consolider l’environnement de commutation du réseau. Ces efforts devraient permettre de réduire les coûts d’infrastructure et de licence, de simplifier l’infrastructure TI, d’améliorer la fiabilité et le rendement du système, de réaffecter les fonds aux appareils informatiques des élèves et d’améliorer la technologie d’enseignement.