Résultats
En raison de la variance élevée de la charge de travail de la NCAA entre les mois d’été et les autres mois, nous ne pouvions conserver le modèle de travail sur place qui incluait des coûts fixes pour le personnel et les technologies. Nous avons plutôt proposé le traitement hors site ainsi qu’un prix par demande. Grâce à ce nouveau modèle de travail, nous alignions le coût à la demande avec succès. Si la demande diminue, les coûts aussi. Si la demande augmente, les coûts suivront.
Nous avons pu accélérer le traitement de la documentation et améliorer l’efficacité. Il fallait habituellement une semaine pour qu’un relevé de notes soit visible avec l’ancienne méthode sur place. Maintenant, cela prend 48 heures. De plus, ces relevés sont automatiquement appariés au bon étudiant athlète, éliminant ainsi un long processus manuel qui ralentissait les opérations.
À la NCAA, il n’y a plus aucune distinction entre le traitement de relevés de notes papier ou électroniques. Nous traitons les deux, fournissant les copies numérisées de documents papier en un lot à la NCAA et les documents électroniques dans un second lot. La NCAA téléverse alors facilement ces deux lots, accompagnés de leurs fichiers CVS, dans sa base de données pour que les informations soient rapidement visibles pour les étudiants et le personnel des écoles.