Étude de cas : Collège Langara

• Intégrer l’environnement d’impression en ligne grâce au plan stratégique de 2020
• Remplacer les technologies d’impression obsolètes et inefficaces
• Diminuer le temps d’arrêt et améliorer l’expérience d’impression des étudiants, du personnel et de la faculté

Dans le cadre du plan stratégique de 2020 du collège Langara, la direction a élaboré une stratégie ambitieuse pour améliorer l’expérience de son personnel, sa faculté et ses étudiants.

Mark Adams, directeur, Services auxiliaires, collège Langara affirme : « Le plan stratégique de Langara a cinq types de visions, dont trois qui sont très importantes pour mes secteurs. Celles-ci renferment plus d’autonomie financière, des améliorations des procédures d’affaires et des systèmes informatiques très performants. »

En examinant les technologies d’impression sur le campus, M. Adams a réalisé qu’elles étaient devenues obsolètes et qu’elles ne répondaient plus aux exigences d’un établissement grandissant et plus progressif sur le plan électronique.  

M. Adams déclare : « L’ancienne technologie et les procédures que nous avions en place n’étaient pas très efficaces. » Il a particulièrement reconnu le besoin de diminuer le temps d’arrêt et d’améliorer l’accessibilité et l’engagement des étudiants afin de mieux s’aligner aux objectifs stratégiques de Langara.

• Augmentation des appareils sur le campus de 40 % dans les limites du budget
• Économies de temps et d’énergie pour les administrateurs grâce aux rapports, à la facturation mensuelle et aux renseignements sur les besoins d’impression des différents services
• Personnel TI libéré de la gestion de l’impression grâce au gestionnaire sur site Ricoh
• Une expérience d’impression plus constante, conviviale et efficace pour les étudiants, le personnel et la faculté

Maintenant, les étudiants, le personnel et la faculté du collège Langara profitent d’une expérience d’impression plus constante et efficace et les administrateurs économisent de l’argent et du temps grâce à des rapports améliorés et une réduction de la pression sur le personnel TI.

M. Adams explique : « Si nous comparons le nombre d’appareils et les coûts qui y sont associés, Ricoh a augmenté le nombre d’appareils sur notre campus d’environ 40 % par rapport au dernier fournisseur en respectant le même budget. C’est énorme. »

Le nouveau logiciel de gestion des impressions a permis aux administrateurs d’économiser du temps et de l’énergie en préparant les rapports et en examinant la facturation mensuelle, tout en fournissant de nouveaux renseignements sur les besoins d’impression précis de chaque service.

Le personnel TI a aussi remarqué des améliorations quant à leur expérience de travail quotidienne, car ils n’ont plus à répondre aux petites demandes d’impression. Celles-ci sont maintenant entièrement confiées au gestionnaire sur site Ricoh.

M. Adams déclare : « Avoir un gestionnaire de projet du côté de Ricoh et un de notre côté était énorme et je crois que ça a fait toute la différence. » Il explique qu’après le déploiement du nouveau parc dans un délai serré de quatre mois, ils ont « entendu beaucoup de commentaires sur le déroulement harmonieux du projet grâce à ces deux rôles. »

Il n’y a pas que le personnel qui a bénéficié du nouvel environnement d’impression de Ricoh. Les étudiants et la faculté peuvent maintenant accéder rapidement et efficacement à leurs tâches d’impression sans que la technologie obsolète s’interpose.

M. Adams déclare : « Nous avons la même interface pour tout l’équipement maintenant, donc l’adaptabilité et la facilité d’utilisation des utilisateurs sont bien meilleures. Personne ne voulait qu’un copieur ralentisse ses tâches et nous avons retiré un gros obstacle à leur flux de travail. »

Il ajoute : « Chaque établissement d’enseignement postsecondaire est différent et a ses propres particularités. Mon meilleur conseil serait de jeter un coup d’œil à ce que Ricoh a à offrir, aux autres logiciels qui sont disponibles pour compléter cette solution et à la manière dont ils peuvent répondre à vos besoins spécifiques. »

• Un parc d’impression multifonctionnel Ricoh partout sur le campus
• Logiciel de gestion de parc puissant et convivial
• Solution de services de gestion de l’impression au moyen du gestionnaire sur site

Dans l’optique d’une mise à niveau complète du parc d’imprimantes et d’une amélioration de l’environnement d’impression, le collège Langara a tiré profit de son abonnement à BCNET, un fournisseur de services partagés à but non lucratif appuyant 25 établissements d’enseignement postsecondaire en Colombie-Britannique. Ils se sont mis à la recherche d’un fournisseur avec une expérience et des valeurs communes pour appuyer leur vision. Ayant trouvé le partenaire idéal avec Ricoh, le collège Langara est allé de l’avant avec un contrat de plusieurs années pour les imprimantes multifonctions et le logiciel de gestion du parc.

Ricoh a immédiatement commencé à déployer des imprimantes multifonctions de pointe partout sur le campus. Pour assurer un nouvel environnement d’impression harmonieux, Ricoh a fourni au collège Langara sa solution de services de gestion de l’impression au moyen d’un gestionnaire sur site pour gérer toutes les fonctions des services d’impression.

M. Adams déclare : « Nous avons choisi un gestionnaire sur site Ricoh pour nous aider avec le triage de premier niveau de l’équipement, qui a libéré notre service TI afin qu’il puisse se concentrer sur d’autres éléments pour servir la communauté de Langara. »

De plus, Ricoh a utilisé son logiciel de gestion des impressions pour offrir au collège Langara des renseignements détaillés sur son environnement d’impression, y compris des capacités de rapport et des fonctions de facturation robustes.

M. Adams ajoute : « L’ensemble de notre mise en œuvre ici était extrêmement facile, surtout si nous considérons les délais serrés auxquels nous étions soumis. »