Résultats
Depuis la mise en œuvre de la solution Ricoh, l’arrondissement a constaté des améliorations au niveau de l’efficacité, de la rapidité, des économies de coûts et de la satisfaction générale des élèves et du personnel. Dans le service des ressources humaines, le personnel utilise maintenant beaucoup moins de papier, et les classeurs désordonnés autour du bureau ont été enlevés.
L’arrondissement a utilisé le nouveau système pour traiter près de 7 000 formulaires de parents et d’élèves, qu’il a envoyés aux enseignants et aux directions d’école pour les faire approuver sans délai. En numérisant ce flux de travaux, le personnel passe plus de temps à aider les élèves et les enseignants et moins de temps à remplir de la paperasse. Maintenant, un processus qui prendrait normalement aux employés des mois à compléter peut être terminé en une semaine. Comme tout est automatisé, personne ne touche au papier, ce qui a aidé l’arrondissement à réduire les coûts de gestion.
Non seulement l’efficacité et les coûts ont été améliorés, mais le système numérique a aussi engendré un engagement accru envers la protection des renseignements personnels et la sécurité. L’arrondissement peut établir des niveaux d’accès, ce qui est une exigence du Commissariat à la protection de la vie privée. Le système est lié aux stratégies de l’arrondissement en matière de sécurité, de protection de la vie privée et aux autres exigences qu’il doit respecter en tant qu’organisation. Au fur et à mesure que ces solutions sont élaborées, l’arrondissement aide les gens de son système à se conformer aux exigences législatives et à les satisfaire.