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Arrondissement scolaire 23, vallée de l’Okanagan, C.-B. 

Les flux de travaux numériques aident à mieux répondre aux besoins des parents et des élèves 

 
 

Défi

 

Défi

 
La technologie fait partie intégrante de l’enseignement moderne d’aujourd’hui, tant pour les étudiants que pour le personnel administratif qui les soutient. Et bien que le personnel de l’arrondissement scolaire 23 visait à fournir des services de haute qualité à leurs élèves, il n’avait pas la technologie nécessaire pour les aider à réaliser cet objectif.

Les processus papier causaient des goulots d’étranglement et des pertes de temps. Le personnel avait de la difficulté à gérer ses tâches administratives, puisqu’il devait fouiller dans des piles de paperasse pour accomplir quoi que ce soit. De plus, l’information n’était pas distribuée efficacement.

Non seulement le traitement de la paperasse était fastidieux, mais l’encombrement des systèmes de classement entravait le bon fonctionnement du bureau.
 

« Avoir un partenaire qui comprend et qui s’investit dans votre orientation stratégique — et qui veut vous voir réussir — était un élément essentiel dans le choix d’une équipe comme Ricoh. »

Jon Rever
Surintendant adjoint 
Arrondissement scolaire 23

 
 

Solution

 

Solution

 

L’arrondissement a fait appel à Ricoh pour mettre en œuvre une solution qui permettrait de numériser ses fichiers et ses dossiers et de les mettre à jour à l’aide des dernières technologies en matière d’éducation.

 
Le coût était un élément important pour l’arrondissement, mais il était également essentiel de choisir un partenaire qui ferait partie de son équipe, un partenaire qui comprendrait et participerait à son orientation stratégique et qui voudrait faire de l’arrondissement une réussite.

Après avoir discuté des besoins et de la vision de l’arrondissement, l’équipe de Ricoh a modernisé son bureau avec une nouvelle solution de gestion de l’impression et elle a numérisé ses microfiches pour faciliter la recherche, la localisation et le partage des documents. Les solutions de numérisation de l’information et de gestion de l’impression de Ricoh ont aussi permis à l’arrondissement de mieux tirer parti de ses imprimantes multifonction sans frais supplémentaires inutiles.

Notre nouvelle technologie de gestion de l’impression a permis aux enseignants, aux administrateurs et aux élèves de numériser leur contenu et d’éviter ainsi de devoir imprimer des documents papier. La solution a également eu un impact sur les systèmes en place dans les salles de classe, comme les tableaux intelligents et les ordinateurs portables, et a créé un environnement où le contenu numérique pouvait être partagé et consulté sans devoir recourir à des copies physiques.
 

À propos du client

Situé dans la vallée de l’Okanagan, l’arrondissement scolaire 23 est le cinquième plus grand arrondissement de la Colombie-Britannique. Il comprend 43 écoles primaires, intermédiaires, secondaires et alternatives qui, ensemble, accueillent 22 000 élèves.

L’arrondissement soutient ses élèves en leur offrant un environnement d’apprentissage sécuritaire et stimulant, et s’efforce de faire de chaque élève un individu capable d’apprendre toute sa vie ainsi qu’un membre sain et productif de la communauté mondiale.
 

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Résultats

Depuis la mise en œuvre de la solution Ricoh, l’arrondissement a constaté des améliorations au niveau de l’efficacité, de la rapidité, des économies de coûts et de la satisfaction générale des élèves et du personnel. Dans le service des ressources humaines, le personnel utilise maintenant beaucoup moins de papier, et les classeurs désordonnés autour du bureau ont été enlevés.

L’arrondissement a utilisé le nouveau système pour traiter près de 7 000 formulaires de parents et d’élèves, qu’il a envoyés aux enseignants et aux directions d’école pour les faire approuver sans délai. En numérisant ce flux de travaux, le personnel passe plus de temps à aider les élèves et les enseignants et moins de temps à remplir de la paperasse. Maintenant, un processus qui prendrait normalement aux employés des mois à compléter peut être terminé en une semaine. Comme tout est automatisé, personne ne touche au papier, ce qui a aidé l’arrondissement à réduire les coûts de gestion.

Non seulement l’efficacité et les coûts ont été améliorés, mais le système numérique a aussi engendré un engagement accru envers la protection des renseignements personnels et la sécurité. L’arrondissement peut établir des niveaux d’accès, ce qui est une exigence du Commissariat à la protection de la vie privée. Le système est lié aux stratégies de l’arrondissement en matière de sécurité, de protection de la vie privée et aux autres exigences qu’il doit respecter en tant qu’organisation. Au fur et à mesure que ces solutions sont élaborées, l’arrondissement aide les gens de son système à se conformer aux exigences législatives et à les satisfaire.