Étude de cas : Patinage Canada
Patinage Canada et Ricoh s’associent pour préserver l’histoire et moderniser la comptabilité ainsi que l’impression.
À propos du client
Patinage Canada, une organisation sans but lucratif située dans la capitale d’Ottawa, est la plus importante et la plus ancienne organisation de patinage du monde. Mieux connue pour son organisation de championnats de patinage artistique au Canada, elle a également des programmes pour apprendre à patiner et perfectionner ses compétences qui aident plus de 180 000 patineurs à aiguiser leurs aptitudes sur la glace : cela peut être en patinage artistique, en hockey, en ringuette ou en patinage de vitesse. Patinage Canada est composé de plus de 1 200 clubs de patinage, plus de 5 500 membres entraîneurs et est appuyé par plus de 10 000 volontaires.
« Nous avons eu une expérience extrêmement positive avec Ricoh. Il nous a rendu la tâche très facile de travailler avec lui, a été très réceptif et n’a pas essayé de nous vendre des choses qui ne fonctionnaient pas pour nous. »
Debra Armstrong
PDG
Patinage Canada
Défi
Système de comptabilité désuet et en fin de vie
Coûts élevés pour entreposer les documents historiques qui se détérioraient
Location à court terme d’imprimante dispendieuse pour les événements
Trop d’appareils d’impression, beaucoup de gaspillage de papier
En tant qu’organisation, Patinage Canada possédait un système de comptabilité désuet qui utilisait beaucoup de papier, n’avait pas de structure de rapports pour les détails des transactions et n’était pas soutenu par une infrastructure TI appropriée. Le système était tellement inefficace que les employés de Patinage Canada devaient écrire et signer de millier de chèques papier tous les mois à la main. Comme si ce n’était pas assez, cet ancien système était en fin de vie et la garantie avait expiré et était constamment en panne.
Patinage Canada avait également des décennies des documents historiques qui lui coûtaient 36 000 $ par année d'entreposage dans un entrepôt à Edmonton qui se trouvait à plus de 2 400 km. Lorsqu’il y avait des demandes pour qu’une séquence vidéo soit utilisée à la télévision ou dans une publicité, la distance rendait l’accès à l’information plus difficile et parfois Patinage Canada ne respectait pas l’échéance. Dans certains cas, les images n’étaient même pas en bon état. L’information était stockée sur une multitude de types de médias (VHS, BETA, disques durs, cassettes audio, etc.) et certains étaient en détérioration.
Aux six championnats annuels ou même plus, Patinage Canada avait besoin de 5 à 15 imprimantes afin d’imprimer les horaires et les programmes pour les spectateurs et les documents de notation pour les juges et les entraîneurs. Cependant, la location à court terme d’imprimante était très dispendieuse et les appareils envoyés étaient en fin de ligne ou d’occasion : ce n’était pas la technologie nécessaire pour rendre l’impression plus efficace. De plus, les volontaires qui imprimaient les documents pour les événements en imprimaient beaucoup trop selon la quantité distribuée généralement, entraînant ainsi un énorme gaspillage de papier.
Solution
« Les gens voient Ricoh d’une seule façon : ses imprimantes. Ce que je ne savais pas c’est à quel point Ricoh offre des services avancés. »
Debra Armstrong
PDG
Patinage Canada
Création d’un nouveau système de comptabilité hébergé dans le nuage
Numérisation et indexation de plus de 30 ans d’images historiques
Offre d’appareils d’impression au moyen de programme de commandite
Appareils dotés d’accessoires pour l’impression sur demande
Pour son plus grand point faible (l’environnement de comptabilité désuet exigeant beaucoup de main-d’œuvre), nous avons mobilisé l’expertise de notre équipe de services professionnels. Nous avons créé un environnement de comptabilité rationalisé très semblable à sa solution en place précédente afin de simplifier l’adoption et de l’héberger dans notre nuage privé. Nous avons renouvelé l’infrastructure TI de Patinage Canada pour soutenir le nouvel environnement de comptabilité. Nous avons également intégré la possibilité de faire des rapports dans la solution afin de fournir des détails des transactions financières, permettant ainsi le traitement électronique des fonds et l’impression de chèques numériques pour les paiements.
Afin d’assurer un accès simple aux images historiques qui se détérioraient et étaient stockées sur 5 900 différents types de pellicule dans un entrepôt éloigné, nous avons numérisé toute la couverture vidéo de Patinage Canada. Nous avons effectué la numérisation en 60 jours, alors que nous avions prévu le faire en 120 jours, et avons fourni à Patinage Canada toutes les images conservées sur deux disques durs : un pour remplir les nouvelles demandes d’images et l’autre pour la sauvegarde de son histoire à perpétuité.
Pour fournir les bonnes imprimantes et le bon soutien, nous avons commencé par enquêter sur les besoins de Patinage Canada et l’avons aidé à comprendre comment il utilisait actuellement ses appareils d’impression. Nous avons enseigné à l’organisation comment l’impression sur demande répondrait mieux à ses besoins et ferait beaucoup moins de gaspillage. Dans le cadre de notre commandite de Patinage Canada, nous avons offert de plus récents appareils multifonctions entièrement équipés pour les événements dotés de finisseurs pour agrafer et classer en ligne ainsi que des boîtes de papier de différentes couleurs pour l’impression sur demande. Nous avons également assigné un technicien d’impression sur appel au service critique si une imprimante nécessitait de l’attention lors d’un événement.
Résultats
99,999 % de temps de fonctionnement garanti pour la comptabilité en nuage
Couper les coûts annuels d’entreposage de 36 000 $
Éliminer 75 000 $ en coûts de location d’imprimante
Impression plus efficace, réduction du gaspillage
Grâce à sa solution de comptabilité personnalisée hébergée dans le nuage, Patinage Canada a maintenant un environnement beaucoup plus fiable doté d’un temps de fonctionnement garanti de 99,999 %. Avec de nouvelles fonctions comme le traitement électronique de fonds et l’impression de chèques numériques, Patinage Canada a réduit les étapes manuelles et les procédures papier dans ses flux de travaux : libérant ainsi le personnel de comptabilité afin qu’il puisse se concentrer sur du travail de plus grande valeur.
Maintenant, lorsqu’il y a des demandes pour des images historiques, Patinage Canada a tout ce dont il a besoin à portée de main, en format numérique, pour récupérer l’information rapidement. L’accès à cette information pourrait également être une source de revenus pour l’organisation dans le futur. Avec toutes ses images vidéo en détérioration numérisées, Patinage Canada n’a plus à s’inquiéter de perdre sa riche histoire en ce moment et à l’avenir. De plus, l’organisation a été en mesure d’éliminer les 36 000 $ qu’elle dépensait annuellement en coûts d’entreposage.
Ricoh s’est également engagé à devenir un commanditaire des événements de Patinage Canada et a accepté de fournir des imprimantes et du papier aux championnats, éliminant ainsi l’investissement de l’organisation d’environ 75 000 $ en coûts annuels de location. En plus des appareils, nous avons aussi assumé la responsabilité du service, de la livraison et de l’installation de tous les appareils d’impression. Notre technologie de pointe tout équipée a rendu l’impression plus efficace pour les volontaires de Patinage Canada. En adoptant l’impression à la demande, l’organisation a été en mesure de réduire de façon significative le gaspillage de papier.