Étude de cas : Southern Mutual Help Association, Inc.
Protéger un héritage de développement de communautés puissantes, en santé et prospères
Défi
Chaque fois qu’il y avait un risque de tempête ou d’ouragan, le personnel de SMHA louait des camionnettes et transportait les 350 boîtes de documents en lieu sûr. Le personnel de SMHA se préoccupait également du manque de sécurité et de la difficulté qu’il avait à localiser des documents précis. C’est à ce moment qu’il a demandé à nos services d’imagerie numérique de l’aider à effectuer la transition de documents papier vers des fichiers électroniques.
« Nous avons un passé qui vaut la peine d’être préservé et Ricoh joue maintenant un très grand rôle dans cette préservation. »
Lorna Bourg
Cofondatrice, présidente-directrice générale
Southern Mutual Help Association, Inc.
Solution
Le personnel de SMHA savait qu’avec nous ses documents seraient manipulés avec grand soin. Nous avons même personnalisé nos services pour résoudre tous ses problèmes.
SMHA s’inquiétait de la possibilité d’ouragans, alors nous avons numérisé ses dossiers dans notre installation de Houston plutôt que dans celle de la Nouvelle-Orléans. Nous avons numérisé les documents en lots, 40 boîtes à la fois, et nous avons livré un DVD des images numérisées avec chaque lot. Nos services comprenaient également :
- La reconnaissance optique de caractères (ROC) pour créer du texte interrogeable
- Des hyperliens dans les tableurs de SMHA afin d’aider le personnel à récupérer rapidement des documents
- Des formulaires de chaîne de possession pour répondre aux problèmes de sécurité
- Du stockage sur disque dur externe avec des sauvegardes sur nos serveurs
Résultat
Nos efforts de numérisations ont participé à la conservation de l’héritage de SMHA. Même les documents à dimensions inhabituelles et les notes écrites sur des serviettes de table ont été numérisés et indexés. Maintenant, SMHA peut accomplir son rêve de fournir l’ensemble des documents de SMHA à un institut dévoué à enseigner le leadership au 21e siècle aux femmes étudiant au premier cycle. Il peut également effectuer ses activités quotidiennes en toute confiance grâce à :
- L’indexation électronique qui rend plus facile de localiser des documents et d’y accéder.
- Des dossiers finaux justes, car des erreurs ont été trouvées et corrigées lors de la numérisation.
- Plusieurs sauvegardes qui aident à protéger l’information, peu importe le nombre de tempêtes.
Près de la totalité des documents historiques et de bureau étant maintenant numérisés, SMHA et nous sommes rendus à la deuxième étape : la numérisation des coupures de presse qui racontent l’histoire de SMHA dans les médias.