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Kofax Equitrac

Gestion centralisée de l’impression, contrôle de sécurité et des coûts

Réduire les coûts d’impression, diminuer les risques liés à la sécurité et maximiser l’efficacité des imprimantes

Kofax Equitrac offre à votre organisation la possibilité de minimiser les risques liés à la sécurité du réseau, ainsi que polyvalence pour maximiser les économies liées à l’impression tout en améliorant l’efficacité. Cette solution fonctionne avec un large éventail de modèles d’imprimantes multifonctions Ricoh (MFP), ainsi qu’avec d’autres marques, systèmes d’entreprise et appareils mobiles. Cette solution évolutive donne à votre entreprise les capacités de maîtriser à nouveau son environnement d’impression :

  • Luttez contre le gaspillage en minimisant les impressions inutiles ou oubliées avec l’impression « Follow-You ».
  • Offrez un relâchement des documents sécurisé pour protéger les documents confidentiels.
  • Permettez aux utilisateurs de récupérer des impressions confidentielles depuis l’imprimante de leur choix.
  • Recueillez des données précises pour récupérer les coûts d’impression.

Avantages

  • Atténuez et minimisez les risques pour une meilleure maîtrise des coûts et une meilleure sécurité.
  • Offrez une expérience d’utilisateur uniforme avec tous les appareils MFP.
  • Gérez de manière centralisée les parcs MFP pour réduire la charge de travail des TI et les budgets d’entreprise.

Contrôler l’accès et renforcer les politiques et la sécurité

Les fonctions d’authentifications de Kofax Equitrac sont la première étape pour renforcer les politiques d’impression et de saisie. Les appareils sont sécurisés avec l’authentification de l’utilisateur et les contrôle d’accès — qu’on les effectue depuis le panneau de commande intelligent d’un MFP, un lecteur de carte ou un appareil mobile. Les méthodes d’authentification Bluetooth et CCP augmentent votre polyvalence. Le fait de s’authentifier permet à Kofax Equitrac d’établir une chaîne de possession pour toutes les tâches (c’est-à-dire documenter qui a soumis ou imprimé des informations). Les fonctionnalités de sécurité supérieures peuvent vous aider à clore la brèche de sécurité de l’imprimante :

  • Augmentez la responsabilité et respectez les mandats de conformité.
  • Ajoutez un filigrane, une estampille temporelle ou les informations de propriété du document sur tous les documents imprimés.
  • Protégez les informations par la rédaction, la gestion ainsi que la quarantaine et le relâchement de documents.

Imprimer et récupérer confidentiellement des documents depuis n’importe quelle imprimante

Grâce aux fonctionnalités d’impression « Follow-You » de Kofax Equitrac, les utilisateurs peuvent imprimer et récupérer des documents à la demande sur n’importe quel appareil activé. iQueue, une unique file d’attente d’impressions intelligente, gère les soumissions de travaux d’impression pour tous les utilisateurs et appareils. Pour encore plus de flexibilité, les travailleurs mobiles peuvent envoyer des travaux depuis leurs appareils intelligents sur iQueue avec l’application mobile Business Connect. Il y a plusieurs avantages à permettre aux travailleurs de récupérer leur travail depuis n’importe quelle imprimante :

  • L’augmentation de la satisfaction de l’utilisateur, qui peut récupérer son travail à l’endroit et à l’heure qui lui convient;
  • La réduction du gaspillage causé par une production de documents inutiles ou produits trop tôt;
  • La minimisation des risques de sécurité potentiels liés à un oubli ou un abandon de documents.

Augmenter la responsabilité grâce à des suivis et des rapports complets

Kofax Equitrac vous offre une vision des coûts et des comportements de la saisie des données et des impressions de votre organisation :

  • Faites le suivi de toutes les activités d’impression, de saisie et d’acheminement dans des rapports configurables.
  • Gardez un œil sur les coûts de production au niveau de l’utilisateur, du service, du code de facturation et de l’appareil.
  • Répartissez les consommables de façon précise ou identifiez les occasions d’amélioration.
  • Modifiez le comportement de l’utilisateur en vous servant de règles d’impression pour rediriger automatiquement les travaux d’impression aux appareils ayant un coût par page inférieur, et pour minimiser la production gaspillée.
  • Autorisez la rétrofacturation pour contribuer à la maîtrise des coûts.

Évolutivité et extensibilité sur ControlSuite

Les organisations peuvent commencer avec une solution simple qui fournit des résultats fiables (Equitrac Foundations puis choisir d’évoluer afin de faire face à des tâches et à des flux de travail plus complexes (Equitrac Enterprise). Equitrac s’installe avec ControlSuite Foundations et Enterprise, qui vous permet de combiner facilement des fonctionnalités complémentaires — telles que Kofax AutoStore (services de saisie d’informations) et/ou Kofax Output Manager — avec la solution de gestion d’impression d’Equitrac. Lorsque les fonctionnalités sont combinées sur ControlSuite, les utilisateurs peuvent en plus :

  • Saisir des informations provenant de toutes sortes de sources;
  • Transformer des documents papier en informations numériques exploitables;
  • Alimenter les systèmes d’entreprise avec les bonnes données;
  • Transformer les documents en appliquant des tampons d’utilisateurs et des filigranes;
  • Convertir des flux d’impression en PDF;
  • Offrir une expérience simplifiée d’installation et de configuration pour les TI.

Réduir la charge de travail de l’administration TI

Maîtriser votre environnement d’impression ne devrait pas créer une montagne de travail supplémentaire pour votre équipe des TI. Kofax Equirac facilite l’administration TI :

  • Diminuez le temps de configuration grâce à une interface d’administration en ligne, un assistant d’utilisation et des outils de configuration basés sur un modèle.
  • Passez facilement des petites aux grandes entreprises grâce à de multiples bureaux.
  • Soutenez vos exigences de sécurité de réseau d’entreprise uniques grâce à des déploiements publics ou privés sur le nuage.

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